Soepel samenspel tussen bestuurder en ondernemingsraad in de praktijk

Investeer in relatie tussen bestuurder en ondernemingsraad

Beoogd wordt een relatie die zich kenmerkt door gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen en respect. Dit zal ertoe leiden dat het overleg ook zo verloopt.

Individuele bestuurders en leden van de ondernemingsraad kunnen verschillen in stijl: democratisch versus autocratisch, bruggenbouwen versus vechten. Het gaat er om elkaar werkelijk te ontmoeten en elkaar goed te begrijpen.

Binnen sommige departementen is het bijvoorbeeld een goed gebruik, dat bestuurder en ondernemingsraad periodiek bijeenkomen in informele setting om zo de relatie te versterken.

Houd persoonlijke en zakelijke relatie gescheiden

Een goede relatie is bestand tegen een zakelijk verschil van mening. Houd de relatie zo lang mogelijk open, zodat een zakelijk compromis nog mogelijk blijft.

Realiseer je dat er meer beïnvloedingswegen zijn dan alleen het formele overleg. Het informele overleg wordt veel ingezet binnen het Rijk. Er is bijna geen formeel probleem dat niet in een informeel overleg kan worden opgelost.

Tijdige informatie en adviezen

Een belangrijke succesfactor voor een soepel samenspel is het tijdig verstrekken van informatie door de bestuurder aan de ondernemingsraad. Reorganisaties moeten aan de ondernemingsraad worden gemeld en komen niet plotseling opzetten. Dus gebruik als bestuurder het artikel 24-overleg (WOR) om met de ondernemingsraad de relevante organisatieontwikkelingen door te nemen. Hiervoor kan het overzicht van reorganisaties worden gebruikt zoals dat wordt opgesteld voor het overleg met de vakbonden.

Tijdigheid speelt ook aan de zijde van de ondernemingsraad. In de WOR staat dat de ondernemingsraad binnen redelijke termijn zal adviseren op een adviesaanvraag van de bestuurder. Maak afspraken over wat een ‘redelijke termijn’ is. Wat hierbij kan helpen is dat afgesproken wordt dat de ondernemingsraad al in het voortraject een advies uitbrengt. De bestuurder kan het vervolgtraject dan gebruiken om de knelpunten op te lossen.

Voorgaande twee zaken hangen samen. Wanneer de ondernemingsraad (vroeg)tijdig geïnformeerd is over de organisatieontwikkelingen zal hij minder tijd nodig hebben om advies uit te brengen.

Realistische planning
Het tijdpad van het reorganisatieproces is ook van invloed op de tijdigheid van de adviezen. Een reorganisatieproces kent in de formele fase een relatief uniform procesverloop. Stel daarom als bestuurder vooraf een realistische planning op voor het reorganisatietraject, waarbinnen ieder voldoende tijd heeft om zijn of haar rol te spelen, inclusief de ondernemingsraad. Deze planning maakt onderdeel uit van het voorgenomen organisatiebesluit.

Keuze startdatum nieuwe organisatie
Daarbij is de keuze voor de datum van de start van de nieuwe organisatie cruciaal, aangezien van daar af wordt teruggerekend. Voor deze datum wordt vaak 1 januari of 1 juli genomen. Soms kan dat gewoon niet anders. Houd bij de planning zo veel mogelijk rekening met feestdagen of vakanties. Wanneer van medewerkers een actie wordt verwacht in een vakantieperiode zullen de termijnen doorgaans wat langer zijn dan buiten de vakanties om. En houd er ook rekening dat in sommige financiële of informatiesystemen op bepaalde data in het jaar juist wel of juist niet gegevensverwerking kan plaatsvinden.

Volledige informatie

Een andere succesfactor voor een soepel samenspel tussen bestuurder en ondernemingsraad is de volledigheid van de informatie. Probeer op de inhoud zo volledig mogelijk te zijn.

Antwoord op de waarom-vraag

Dit punt heeft te maken met communicatie. Ga in het overleg tussen bestuurder en ondernemingsraad met name in op de waarom-vraag. Daarmee sla je 2 vliegen in 1 klap, want daar hebben managers en medewerkers in de organisatie óók veel behoefte aan. Onderbouw de plannen zo mogelijk met een business case.

Dialoog
Het heeft ook te maken met het voeren van een ware dialoog. Geef het aan wanneer de gedachten nog niet helemaal uitgekristalliseerd en nog onderhevig aan voortschrijdend inzicht kunnen zijn. Gebruik het overleg om samen de vraagtekens op te lossen.

Altijd iets te communiceren
En als er op de inhoud niets te melden is, communiceer dan in procedurele zin. Wanneer valt er nieuws te verwachten en waar wordt de voortgang door beïnvloed? Halve informatie is óók informatie. Er valt eigenlijk altijd iets te communiceren.

Sterke rolinvulling

Bestuurder en ondernemingsraad hebben in het samenspel ieder hun eigen rol. Daarmee doelen we op hun formele rol op grond van wet- en regelgeving en de van toepassing zijnde mandaatregelingen. Maar meer nog gaat het om de manier waarop bestuurder en ondernemingsraad hun formele rol invulling geven.

Voor het effectief functioneren van het overleg is het belangrijk dat ieder zijn rol goed speelt. De ondernemingsraad moet niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. En de bestuurder kan zijn verantwoordelijkheid eigenlijk niet delegeren.

Wissel voorzittersrol
Meestal is de bestuurder voorzitter van het overleg met de ondernemingsraad. Maar uit het oogpunt van gelijkwaardigheid komt het regelmatig voor dat de voorzittersrol per overleg wordt afgewisseld tussen bestuurder en ondernemingsraad.

Signalen vanaf de werkvloer
Ten aanzien van reorganisaties heeft de ondernemingsraad op grond van de WOR een belangrijke adviesrol. Daarnaast ziet menige OR het als zijn verantwoordelijkheid om een signaalrol te vervullen, door het geluid van de werkvloer ongefilterd (dus niet door tussenkomst van de manager) te laten doorklinken richting de bestuurder.

Daarvoor is het nodig dat de ondernemingsraad zijn achterban daadwerkelijk vertegenwoordigt. Dat wil zeggen dat hij weet wat er op de werkvloer speelt en het vermogen heeft om dit adequaat bij de bestuurder aan te kaarten.

Opleiding en ervaring
Voor een goede rolinvulling is basale kennis en kunde noodzakelijk. Deze kan via opleiding worden verkregen. Voor bestuurders en managers kan bijvoorbeeld een module over medezeggenschap worden opgenomen in het management development-traject. De ondernemingsraad heeft op basis van de WOR recht op scholing.

Een opleiding kan extern worden ingekocht. Maar wat binnen het Rijk ook voorkomt is dat doorgewinterde OR-leden een opleiding verzorgen voor ondernemingsraad, bestuurders en managers of adviseurs.

Naast kennis en kunde komt het aan op ervaring. Die doe je op door het veel te doen en van de praktijk te leren. Dit kan worden ondersteund door zaken als intervisie, collegiale consultatie of het delen van best practices.

Goede ondersteuning

Met de ondersteuning van bestuurder en ondernemingsraad wordt met name gedoeld op materiedeskundige adviseurs en op de ambtelijke ondersteuning.

Specialistische adviseurs
Reorganiseren is een behoorlijk complexe activiteit. Zowel de bestuurder als de ondernemingsraad kunnen zich daarbij laten bijstaan door materiedeskundigen (individueel of in de vorm van commissies). Dit begint vaak bij de 1e lijns HR-adviseur. In het geval van reorganisaties kan ook gedacht worden aan specialistische adviseurs op het gebied van arbeidsjuridische of organisatievraagstukken.

Stevige driehoek
Bestuurder en ondernemingsraad kunnen los van elkaar advies inwinnen bij specialisten. Het is ook mogelijk om deze adviseurs uit te nodigen om deel te nemen aan het informeel overleg tussen bestuurder en ondernemingsraad. In de praktijk blijkt het goed te werken als bestuurder, ondernemingsraad en adviseur een stevige driehoek vormen. Het gaat om de wisselwerking tussen deze partijen, die bovendien onderling afhankelijk zijn.

Ambtelijke ondersteuning
Behalve over adviseurs gaat het ook over de ambtelijke ondersteuning. De ambtelijke ondersteuning faciliteert het overleg tussen bestuurder en ondernemingsraad door het plannen van overleggen, bewaken van termijnen en het tijdig en volledig samenstellen van dossiers. En ook door een adequate verslaglegging van het overleg . Met het oog op een adequate doorvertaling en uitvoering binnen de organisatie van de afspraken die tussen bestuurder en ondernemingsraad zijn gemaakt, helpt het wanneer de bedoeling en argumentatie ervan scherp worden vastgelegd.