Vergoeding reiskosten buitenlandse dienstreis

• U maakt uw dienstreis per trein als de reistijd van uw dienstreis per trein maximaal 8 uur is. Is de reistijd meer dan 8 uur? Dan reist u ook per trein als de reistijd per trein minder dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is.
• Reistijd is de tijd die met het reizen is gemoeid, berekend vanaf uw werklocatie tot de plek van bestemming. Dit is inclusief het voor- en natransport naar station of vliegveld en inclusief wachttijd (inchecktijd).
• U maakt uw dienstreis per vliegtuig als de reistijd per trein meer dan 8 uur is en de reistijd per trein meer dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is. Als dit het geval is kunt u met toestemming van uw leidinggevende er toch voor kiezen om de dienstreis per trein te maken.
• U maakt uw dienstreis per vliegtuig als de reistijd per trein meer dan 8 uur is en de reistijd per trein meer dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is. Als dit het geval is kunt u met toestemming van uw leidinggevende er toch voor kiezen om de dienstreis per trein te maken.
• In principe reist u met een rechtstreekse vlucht. Tenzij het prijsverschil tussen een rechtstreekse en niet-rechtstreekse vlucht minstens 350 euro is en de reistijd van een niet-rechtstreekse vlucht niet meer dan vier 4 uur langer is dan die van een rechtstreekse vlucht.
• Begeleidt u een justitiabele of vreemdeling? Dan vliegt u altijd economy klasse.
• Voor scholingsreizen reist u 2e klas. Reist u met ander openbaar vervoer met vervoerklassen? Dan bepaalt uw werkgever in welke vervoerklasse u kunt reizen.
• Kosten voor vervoer van en naar het station, de haven of het vliegveld, de kosten van luchthavenrechten en de kosten voor een kruier krijgt u vergoed.
• Kosten voor een huurauto of taxi krijgt u vergoed als uw werkgever vindt dat het noodzakelijke kosten zijn. Hetzelfde geldt voor toeslagen voor bijzondere treinen, kosten voor plaatsreserveringen, gebruik van slaapwagens en extra kosten voor bagage.

Keuze vliegtuigmaatschappij

Reist u met het vliegtuig? Houd er dan rekening mee dat u niet met alle vliegtuigmaatschappijen kunt vliegen. De keuze voor een vliegtuigmaatschappij wordt namelijk in eerste instantie bepaald op basis van uw persoonlijke veiligheid. Voor vliegverkeer binnen en buiten Europa kunt u gebruikmaken van maatschappijen die niet op de zogenoemde 'zwarte lijst' staan. Meer informatie hierover kunt u lezen in het Beleidskader veiligheidsniveau vliegvervoer buitenlandse dienstreizen sector Rijk.

Vervoersbewijzen en reserveringen

Vervoersbewijzen en reserveringen voor overnachtingen moet u zo vroeg mogelijk aanvragen. Als u daarvoor toestemming heeft van uw werkgever kunt u de vervoersbewijzen en reserveringen voor overnachtingen ook zelf regelen. Dit moet u dan uiterlijk 21 dagen voor vertrek doen. Als dit niet mogelijk is laat u dat schriftelijk aan uw werkgever weten.

Verlengen van dienstreizen

Het verlengen van dienstreizen voor privédoeleinden is onder voorwaarden toegestaan. Uw werkgever moet hiervoor vooraf schriftelijk toestemming verlenen. Uw werkgever zal bij de beoordeling van uw verzoek altijd kijken naar alle omstandigheden van de situatie. De verlenging mag maximaal 72 uur bedragen en dient aan het begin of het einde van de dienstreis plaats te vinden. De meerkosten zijn voor uzelf.  

Vergoeding eigen vervoer

Voor het reisgedeelte in Nederland kunt u gebruikmaken van uw eigen auto (of een ander motorvoertuig), mits uw werkgever op uw verzoek hiervoor toestemming heeft gegeven. U krijgt een vergoeding van 0,37 euro per kilometer als uw werkgever vindt dat het reisgedeelte niet praktisch met het openbaar vervoer kan worden afgelegd. Kunt u wel praktisch van het openbaar vervoer gebruikmaken? Dan ontvangt u 0,09 euro per gereden kilometer (2018 en 2017).

Uw kilometervergoeding is tot 0,21 euro onbelast. Daarboven betaalt u belasting.

Bezoekreis

Bent u lang op dienstreis in het buitenland en gaat u af en toe terug naar uw woonplaats? Dan kunt u de reiskosten voor deze ‘bezoekreis’ hiervoor onder 2 voorwaarden declareren:

1. Uw werkgever geeft toestemming.
2. U maakt gebuikt van het openbaar vervoer met de laagste klasse.

U krijgt alleen een vergoeding voor die delen van de reis die verband houden met het afleggen van het traject tussen uw tijdelijke verblijfplaats en uw eigen woonplaats.

Bijzondere gevallen

In bijzondere gevallen kan de werkgever ten gunste van de ambtenaar van de regels afwijken. Bijvoorbeeld van de bepalingen over vervoermiddel en reisklasse als u een minister of staatssecretaris begeleidt.

Regels voor uitgezonden rijksambtenaren

Voor uitgezonden rijksambtenaren in het buitenland gelden vergelijkbare regels. Die regels zijn te vinden in de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen. Ook is daarin meer informatie te vinden over onderwerpen als overplaatsingsreizen en verlofreizen van uitgezonden ambtenaren.