Vergoeding verblijf- en bijkomende kosten buitenlandse dienstreis

Vergoeding verblijfkosten

Verblijfkosten verschillen per land of gebiedsdeel. Per kostensoort krijg je een percentage van het bedrag vergoed dat als 'andere kosten' is vermeld. De tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen vind je in 'Bedragen CAO Rijk 2021 per 1 januari 2023'.

Het percentage is:

• 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt, voor kleine uitgaven (de zogenoemde urencomponent, bedoeld voor bijvoorbeeld een kopje koffie of plaatselijk vervoer tijdens de dienstreis)
• 12% voor een ontbijt
• 20% voor een lunch
• 32% voor een diner

Vergoeding bijkomende kosten

Bijkomende kosten krijg je ook vergoed. Voorwaarde is dat je werkgever vindt dat je de kosten vanwege de dienstreis maakt. Denk aan kosten voor interlokale en internationale telefoongesprekken, vaccinatie, een cursus, representatie en inschrijving voor een conferentie.

Let op! Blijkt achteraf dat eventuele extra kosten van het plaatselijk vervoer onvoldoende worden gedekt? Dan kan je werkgever toestaan dat de bijkomende kosten apart worden vergoed. Op voorwaarde dat de werkgever akkoord is met de extra kosten. Ook moet je kunnen aantonen dat de vergoeding per uur onvoldoende is.

Voorwaarden voor vergoeding

Er zijn een aantal voorwaarden voor het vergoeden van verblijf- en bijkomende kosten.

• Je ontbijt, luncht of dineert in een gelegenheid die daarvoor bestemd is.
• Je uitgaven voor logies worden na declaratie vergoed tot maximaal het bedrag dat op de tarieflijst voorkomt. Hiervoor moet je wel een bewijsstuk van die overnachting overleggen, zoals de rekening van het hotel. Ontbreekt dit bewijsstuk? Dan wordt een bedrag van € 11,34 per overnachting vergoed tot een maximum van 4 overnachtingen per dienstreis. Over die vergoeding betaal je geen belasting.
• Verblijf je tijdelijk, maar wel langer dan 60 dagen op dezelfde werkplek in het buitenland? Dan heb je recht op de helft van de vergoeding vanaf de 61e dag. Je werkgever kan beslissen dat die halvering eerder plaatsvindt.

Let op! Deze voorwaarde geldt ook als je tijdelijk werkt in een van de andere delen van het Koninkrijk der Nederlanden (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten).

• Als je vaak buitenlandse dienstreizen maakt, kan je werkgever beslissen dat je een kleinere verblijfkostenvergoeding ontvangt.
• Als je vergoedingen van andere organisaties ontvangt, ben je verplicht dit te melden. Deze vergoedingen worden ingehouden op de vergoedingen van je werkgever.

Je krijgt geen vergoeding voor:

• Een dienstreis die korter duurt dan 4 uur.
• Ontbijt, lunch of avondmaaltijd tijdens een reisgedeelte waarvoor de vervoersmaatschappij je maaltijden aanbiedt als onderdeel van je vervoersbewijs.
• Verblijfkosten voor een bezoekreis. Voor de delen van de reis die verband houden met het afleggen van het traject tussen je tijdelijke verblijfplaats en je woonplaats heb je wel recht op een vergoeding.