Samenwerking UBR|EC O&P en P-Direkt: versterken van elkaars vakmanschap
UBR|EC O&P en P-Direkt gaan een partnerschap aan. Beide organisaties zijn binnen het Rijk actief op het gebied van personeel en organisatie. We onderzoeken nu hoe wij samen de HR-keten beter kunnen organiseren voor de klant en tegelijkertijd elkaars vakmanschap kunnen versterken.
Er is een gedeelde ambitie: redeneren vanuit de logica van de klant, gecombineerde producten en diensten aanbieden en doen waar je goed in bent als het gaat over de dienstverlening op het gebied van personeel en organisatie. Dit betekent bijvoorbeeld minder verschillende mensen over de vloer bij de klant voor hetzelfde onderwerp. Katja van den Berge (directeur Expertisecentrum Organisatie en Personeel, onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk) en Edgar Heijmans (directeur P-Direkt) leggen uit hoe ze de samenwerking willen organiseren.
Samenwerking is geen doel op zich
UBR|EC O&P en P-Direkt adviseren en ondersteunen rijksorganisaties ieder vanuit hun eigen expertise. De meerwaarde in de samenwerking zit onder andere in het aanbieden van gemeenschappelijke producten en diensten, die voor de klant van toegevoegde waarde zijn. Daarbij laten UBR|EC O&P en P-Direkt ruimte open voor de eigenheid van de organisatie en dienstverlening. Katja: ‘De kracht is dat we twee aparte organisaties zijn. We zijn elkaars counterpart en hebben respect voor elkaars vakmanschap.’ ‘Samenwerken is hier niet helemaal het juiste woord’, voegt Edgar eraan toe. ‘Een samenwerking kan juist inefficiënt zijn. Want als je iets doet en je doet het samen terwijl je dit ook alleen kan doen, dan is dat niet efficiënt werken. Daarom bekijken we: waar is UBR|EC O&P goed in en waar is P-Direkt goed in. We blijven écht bij onze eigen niche van dienstverlening. Daarnaast gaan we dingen voor elkaar doen waar de ander minder goed in is.’
Ketenaanpak op verzuim als voorbeeld
Samenwerking gaat meer over ketensamenwerking waarbij P-Direkt en UBR|EC O&P opeenvolgend met elkaar gaan samenwerken in één proces. Een voorbeeld: een medewerker uit een team wordt ziek. Hopelijk keert hij/zij weer snel terug op het werk. Maar soms duurt het langer, bijvoorbeeld bij grotere gezondheidsproblemen of een arbeidsconflict. Als leidinggevende draag je zorg voor het ziek melden van de medewerker in het P-Direktportaal. De leidinggevende gaat vervolgens met de medewerker in gesprek over het verzuim en ook kijken wat een terugkeer op de werkvloer mogelijk maakt. Dit zijn nu aparte processen terwijl dit voor de leidinggevende heel natuurlijk samen valt. Daarbij hoort ook: de registratie van ziek en beter melden vereenvoudigen, optimaliseren van de ondersteuning op Wet verbetering poortwachter. Dit leidt tot een beter proces bij het beheersen van het ziekteverzuim.
HR-analytics biedt kansen
Beide organisaties beschikken over grote hoeveelheden informatie. Door deze informatie te delen en te analyseren ontstaat er kennis. Hierdoor is het makkelijker om patronen en verbanden zichtbaar te maken op het gebied van personeel en organisatie. Bijvoorbeeld data over verzuimgedrag. Dit vormt een belangrijke input voor de preventie en reductie van verzuim. Katja: ‘Het effect is beter te meten en dan kunnen we ook vergelijken over de verschillende departementen en best practices delen.’
P&O-gerelateerde IT naar P-Direkt
UBR|EC O&P en P-Direkt gaan ook activiteiten voor elkaar doen. Techniek, als het gaat over P&O-gerelateerde IT die dicht tegen de registrerende rol van P-Direkt aan ligt, neemt P-Direkt over. Momenteel worden er voorbereidingen getroffen om het technisch- en applicatiebeheer van het platform Carrière Sites Overheid (CSO) van een externe leverancier over te zetten naar P-Direkt. Dit platform bestaat uit onder meer de sites werkenvoornederland.nl en mobiliteitsbank.nl. De migratie staat gepland voor begin 2017. Een modernisering van dit platform volgt aansluitend op de transitie van de externe leverancier naar de interne leverancier.
Edgar: ‘De werving en selectie tooling is nog een concreet project waarin UBR|EC O&P en P-Direkt flinke stappen zetten in de samenwerking. Hier kijkt UBR|EC O&P naar de functionele eisen: wat moet de tool kunnen? Waar moet het aan bijdragen? P-Direkt bekijkt hoe dit past in de IT-architectuur en of het aansluit op andere systemen. Hier kunnen we elkaar echt aanvullen met optimaal gebruik van IT.’
Wel met toegevoegde waarde voor de klant
De ketensamenwerking, waarbinnen producten en diensten van UBR|EC O&P en P-Direkt elkaar gaan aanvullen, leidt niet tot een gedwongen afname van al die producten en diensten. De vraag van de klant is doorslaggevend. Bijvoorbeeld bij een reorganisatie. Een organisatieadviseur van UBR|EC O&P kan dit traject ondersteunen en begeleiden. Bij P-Direkt is de REO-tool beschikbaar, die helpt bij een administratieve verwerking van een reorganisatie in P-Direkt. Deze processen vullen elkaar aan, maar de klant kan ook alleen het ene of het andere product afnemen.
Real time informatie
Klanten hebben gegevens nodig voor hun interne verantwoording, zoals informatie over de bedrijfszorg. Daarvoor verstuurt UBR|EC O&P pakken papier. ‘Eigenlijk weten we niet zo goed waar elke individuele klant precies behoefte aan heeft en wat de klant doet met de rapportages’, zegt Katja. ‘Hoe mooi zou het zijn als klanten zelf informatie kunnen downloaden? Via een online portaal, waar real time informatie in staat.’ Edgar: ‘We kunnen dan anoniem bijhouden welke informatie de klant wel en niet opvraagt en dat leert ons waar de behoefte ligt. We bekijken ook of we informatie van UBR|EC O&P kunnen aansluiten op het P-Direktportaal, zoals een link naar de Mobiliteitsbank. Rijksmedewerkers raadplegen gemiddeld zo’n 3x per jaar het P-Direktportaal en zien daarmee dus ook direct de link naar de Mobiliteitsbank.’
En, last but not least, naast de quick wins leidt dit partnerschap tot een langdurige en structurele samenwerking met focus op synergie. Als P-Direkt en UBR|EC O&P elkaar aanvullen in de HR-keten en zaken standaardiseren, ontstaat er tevens ruimte voor nieuwe oplossingen. Dat biedt de kans om met klanten in gesprek te gaan over de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
UBR|EC O&P: Het Expertisecentrum Organisatie en Personeel levert tweedelijns dienstverlening op het gebied van organisatie en personeel. Met ons gebundelde kennis bieden we een uitgebreid pakket aan: arbeidsjuridisch advies, organisatie advies, het begeleiden van reorganisaties, hulp bij het vinden van een nieuwe baan bij verplichte of vrijwillige mobiliteit, werving en selectie, arbeidsmarktcommunicatie en bedrijfszorg. Voor HR-professionals, leidinggevenden en medewerkers in dienst van de Rijksoverheid. Kijk voor meer informatie over EC O&P op de website van UBR|EC O&P.